Organisation, Planung und Controlling – wie Sie in drei Schritten Ihr Unternehmen optimieren

Organisation als Erfolgsgarant

Für mich sind Struktur und Organisation zwei untrennbare Erfolgsgaranten. Viele Betriebe, die ich gesehen habe, schöpfen ihre vollen Potenziale und Möglichkeiten nicht aus, weil ihre Grundprozesse nicht funktionieren. So manche Führungskraft hat die elementar wichtigen Prozesse schlichtweg nicht im Griff.

Bitte schauen Sie sich Ihre Organisation genau an. Nehmen Sie die „Helikopterposition“ ein schauen Sie von oben auf Ihr Unternehmen. Dies bezeichnet man auch als „dissoziierte Perspektive“.

Prüfen Sie nun die einzelnen Abteilungen und lassen Sie sich in wöchentlichen oder monatlichen Abständen ganz bewusst von den Abteilungsleitern berichten, was gut läuft und was besser laufen könnte. Gehen Sie täglich oder wöchentlich durch Ihren Betrieb und sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern.

Tipp: Ich empfehle einen morgendlichen Management-Rundgang. Sie werden feststellen, wie unglaublich gut das ankommt, wenn Sie sich ein wenig Zeit pro Mitarbeiter nehmen. Auf diese Weise „verdienen“ Sie sich das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus werden Sie ein Gefühl für Ihre Mitarbeiter und deren Situation bekommen. Ich erlebe fast täglich, dass insbesondere bei Unternehmen, die schnell gewachsen sind, das Fundament fehlt. Die kleinen Dinge, die damals den Erfolg gebracht haben, fehlen plötzlich. Die Zauberformel hierfür heißt schlicht und ergreifend: Kommunikation und Struktur.

Sie denken, dass Ihre Prozesse bereits gut funktionieren? Umso besser. Dann wünsche ich mir, dass Sie dies ständig kontrollieren. Überprüfen Sie, ob die Prozesse auch wirklich so eingehalten und gelebt werden, wie diese besprochen und festgelegt worden sind. Ich selbst habe die Erfahrungen gemacht, dass ein sehr gut funktionierender Prozess eigenmächtig verändert wurde – und somit leider alle nachgeschalteten Prozesse auch nicht mehr so gut funktionierten, gerade aus diesem Grund ist eine ständige Kontrolle der Abläufe so wichtig.

Bleiben Sie dran!

Aber wie konnte mir das aufgefallen? Die Antwort ist einfach: durch stichprobenartige Kontrolle der Prozesse. Bei Prozessen ist es in der Regel so, dass diese bei einer Einführung begleitet werden müssen. In der Regel spricht man von mindestens 21-30 Tagen, bis sich eine neue Verhaltensweise etabliert hat – manchmal sogar länger. Aus diesen Gründen ist es so enorm wichtig, die Prozesse zu begleiten. Das sichert auch den nachhaltigen Erfolg.

Planung als Hilfsmittel zur Vorbeugung von Risiken

Planen bedeutet für mich nichts anderes als im Vorhinein das zukünftige Handeln zu durchdenken. Durchdenken Sie führungsrelevante sowie unternehmensrelevante Merkmale. Gehen Sie mit Ihren Gedanken in die Zukunft prüfen Sie ab, wie es ist, das Ziel schon erreicht zu haben: Wie fühlt es sich an?

Prüfen Sie ab, ob es auch so ist, wie sie sich das Ziel vorgestellt haben. Was macht das erreichte Ziel mit Ihnen und Ihrem Unternehmen? Welche Konsequenzen hat Ihr Handeln? Welche Themen schwingen noch mit, wenn dies oder das ausgelöst wird? Gehen Sie in die „Helikopterposition“, betrachten Sie Ihr Unternehmen aus der Vogelperspektive, durchdenken Sie jeden Winkel.

Häufig braucht es nur kleine Veränderungen, um eine neue Richtung einzuschlagen. Meist genügt das Drehen an einigen kleinen Stellschrauben, um maßgebliche Veränderungen herbeizuführen.

Controlling: Warum nicht jeder machen kann, was er will

Ich erlebe häufig in meiner täglichen Praxis, dass Unternehmer eine liberale Unternehmensführung wünschen. Nach dem Motto: Alle sind (annährend) gleichberechtigt.

Es gibt einige Unternehmen, da mag diese Unternehmensphilosophie funktionieren. Aber ein Unternehmen, in denen keine klaren Ziele, keine klaren Strukturen, keine Organisation und kein gutes Controlling installiert sind, wird nicht nachhaltig gut funktionieren.

Wir Menschen sind alle unterschiedlich und verschiedener Herkunft. Wir wurden in unterschiedlichen Familien und mit unterschiedlichen Glaubenssätzen und Sichtweisen erzogen. Der eine oder andere musste sich in seinem Leben durchbeißen, um seine Ziele und Wünsche zu erreichen und wiederum andere haben alles bekommen, was sie wollten.

Der eine oder andere benötigt sogenannte „extrinsische Motivation“ und wiederum andere haben unglaubliche Eigenmotivation („intrinsische Motivation“). Wir sind nun mal alle verschieden. Und weil wir so verschieden sind, ist es so wichtig, Führung und Halt zu geben.

Ein Gedankenexperiment: Nehmen wir einmal an, wir haben ein Schiff, ein großes Schiff mit Segeln und alles, was dazu gehört. Was glauben Sie, wenn jeder das Sagen hat und jeder das machen, kann was er möchte, wo wir dann ankommen?

Was funktioniert, sind Teams mit einem Teamleader, ein zentraler Ansprechpartner. Der Teamleader hilft und unterstützt und hat häufig eine Lösung für das eine oder andere Problem. Das funktioniert in meiner Welt.

Wir benötigen abteilungsübergreifendes Denken, in der sich die Mitarbeiter gegenseitig unterstützen und helfen und das auch mal über die Grenzen hinaus. Schön und gut. Aber wie baut man so etwas auf?

Teambildene Maßnahmen können Wunder bewirken. Durch die Nahbarkeit vom Vorstandschef bis hin zur Reinigungskraft entwickeln Sie ein Zusammengehörigkeitsgefühl, so dass Ihre Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen. Denn jeder einzelne im Getrieberädchen ist von enormer Wichtigkeit und sorgt dafür, dass das Unternehmen überhaupt funktioniert. Vergessen Sie nie, was die Basis und Ihren Erfolg ausmacht.

Viel Erfolg auf Ihrem Weg und alles Gute,

Ihr Michael Danell


Zum Autor:

Michael Danell unterstützt als Unternehmensberater zahlreiche Automobilhändler bei der Optimierung ihres Unternehmens. Seine Schwerpunkte sind unter anderem Verkaufstraining und Unternehmensentwicklung. Dabei bringt er seine langjährige Erfahrung (u.a. als Geschäftsführer einer Autohaus-Gruppe, als Vertriebsleiter sowie als Manager bei diversen Fahrzeugmarken) und zahlreiche Zertifizierungen in seine Arbeit ein.

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Michael Danell

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